Règlement intérieur de Sésame

À jour suite à l’assemblée générale du 4 janvier 2019

 

Article 1 – MEMBRES

L’association comprend 3 types de membres :

  • Membres actifs

  • Membres d’honneur

  • Membres bienfaiteurs

 

  1. Membres actifs

 

  1. 1.   Agrément des nouveaux membres

Les personnes désirant adhérer à l’association doivent préalablement remplir le bulletin d’adhésion sous format papier ou numérique via le site internet de l’association.

L’adhésion est conditionnée par l’agrément du conseil d’administration (CA) ou du bureau statuant à la majorité de tous ses membres, ces organes délibérant lors de chacune de leurs réunions sur les demandes d’admission présentées.

Toute personne désirant adhérer à l’association doit être âgée de 18 ans révolus et ne pas être connu défavorablement au sens de l’objet de l’association.

 

  1. 2.​   Cotisation

Les appels à cotisation se font au début de chaque année, à partir du mois de janvier.

La cotisation est fixée à 40 € pour un an, cette durée s’entendant de l’année civile.

En cas d’adhésion en cours d’année, aucun prorata ne sera calculé. Le montant est inchangé quelle que soit la date de souscription.

Le montant de la cotisation est payable en espèces ou par chèque à l’ordre de « association sésame » ou par virement bancaire, de banque à banque ou via le site internet de l’association.

La cotisation versée à l’association est définitivement acquise, même en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année ; seul le défaut d’agrément, induisant que la qualité de membre actif n’a jamais été acquise, est susceptible d’induire un remboursement.

 

  1. 3.   ​Démission

La démission doit être adressée au président de l’association par courrier simple.

Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.

Le Président en donne acte, sans vote d’un organe de l’association.

 

  1. 4.   ​Radiation - exclusion

L’exclusion d’un membre peut être prononcée par le CA pour non-paiement des cotisations ou bien pour motif grave.

Sont notamment réputés constituer des motifs graves : 

  • Une condamnation pour crime et/ou délit

  • Toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.

La procédure d’exclusion est la suivante :

  • L’intéressé est invité à fournir des explications devant le CA, oralement ou par écrit.

  • La décision d’exclusion est adoptée par le CA statuant à la majorité des membres présents.

  • A compter de sa notification, l’intéressé dispose de 5 jours ouvrables pour contester cette décision par courrier recommandé, à condition d’apporter une ou plusieurs informations nouvelles. Dans ce cas, le bureau décidera de la pertinence de convoquer à nouveau le CA pour statuer au vu des nouveaux éléments.

 

  1. 5.   ​Décès d’un membre

En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.

 

  1. 6.   ​Membres intervenants

Parmi les membres actifs, ceux désirant s’investir dans l’organisation aux manifestations ou des activités diverses de l’association peuvent solliciter la qualité de « membre intervenant ».

Les membres intervenants disposeront des avantages suivants :

  • possibilité de proposer et/ou d’animer des évènements publics, d’avoir un stand dans les salons de l’association, …

  • possibilité de proposer des formations en ligne

  • identification dans le répertoire dédié de l’association, mis à disposition du public

Les membres intervenants disposeront d’une fiche d’information dédiée sur le site internet de l’association, dont le contenu sera établi initialement en accord avec les membres du CA et qui pourra être complétée ou modifiée une fois par mois s’ils le souhaitent et en font la demande dans les conditions fixées par le webmaster du site.

Les membres actifs souhaitant devenir membre intervenant devront présenter leur candidature en spécifiant leurs qualifications, diplômes et expériences propres en rapport avec l’objet de l’association ainsi que leurs références d’immatriculation professionnelle.

Leur candidature sera soumise à l’agrément du conseil d’administration (CA) ou du bureau statuant à la majorité de tous ses membres, ces organes délibérant lors de chacune de leurs réunions sur les demandes d’admission présentées.

La candidature sera conditionnée par 5 critères :

  • la compétence (qualification, diplôme et/ou expérience)

  • l'esprit Sésame (partage, harmonie et respect)

  • le nombre d’intervenants dans la même discipline déjà présents au sein de l’association

  • le règlement d’une cotisation de 80 € (incluant les 40 € en qualité de membre actif non intervenant)

  • être en règle avec la législation (immatriculation et déclaration auprès des organismes fiscaux et sociaux).

Cette dernière condition n’est pas requise pour ceux qui exercent déjà bénévolement (retraités ou autre) lors des évènements de Sésame : ils apparaitront tout simplement comme membre bénévole de l'équipe Sésame.

 

​2.   Membres d’honneur

Le statut de membre d’honneur est attribué par l’assemblée générale au travers d’un vote à la majorité relative des présents et représentés ; elle peut être retirée dans les mêmes conditions à la demande de l’intéressé ou en cas de comportement inadéquat de celui-ci à l’égard de l’association.

Il s’agit d’une distinction honorifique fondée sur les services rendus à l’association ou le statut particulier de la personne considérée.

La qualité de membre d’honneur ne peut être attribuée qu’à une personne ayant été membre actif de l’association.

 

​3.   Membres bienfaiteurs

Le statut de membre bienfaiteur est attribué par l’assemblée générale au travers d’un vote à la majorité relative des présents et représentés ; elle peut être retirée dans les mêmes conditions à la demande de l’intéressé ou en cas de comportement inadéquat de celui-ci à l’égard de l’association.

Il s’agit d’une distinction honorifique fondée sur les bienfaits désintéressés apportés à l’association.

La qualité de membre bienfaiteur peut être attribuée à une personne ayant été ou non membre actif de l’association.

 

 

Article 2 – ASSEMBLEE GENERALE (AG)

 

2.1. Rôle de l’assemblée générale

L’assemblée générale élit les membres du conseil d’administration et procède à leur renouvellement.

Elle ratifie les comptes annuels soumis par le trésorier et le rapport moral présenté par le secrétaire général.

Plus généralement, elle prend toute décision fondamentale relative à l’association.

 

​2.   Modalités des convocation et votes en AG

 

​​2. 1.   Convocation

Les convocations sont valablement réalisées par voie électronique ou tout support papier, adressées 15 jours au moins avant l’assemblée générale.

L’assemblée générale se réunit en séance ordinaire pendant le premier semestre de l’année civile sur convocation du président.

Elle se réunit en séance extraordinaire sur convocation du président ou à la demande d’au moins la moitié de ses membres ou la moitié du conseil d’administration.

 

​​2. 2.   Votes

En séance ordinaire, les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés.

En séance extraordinaire, les décisions sont prises à la majorité absolue des suffrages des membres de l’association ou, à défaut de ce quorum, à la majorité relative des membres présents et représentés sur convocation d’une nouvelle assemblée générale devant se tenir dans les 3 mois de la première.

En séance ordinaire ou extraordinaire, un quorum des deux tiers des membres du conseil d’administration est nécessaire. Lorsque ce quorum n’est pas atteint, l’assemblée ne peut pas se tenir et il faut procéder à une nouvelle convocation dans les 3 mois qui suivent. Lors de cette seconde assemblée, le quorum est de la moitié des membres du conseil d’administration.

Les délibérations sont prises à main levée ou, par exception et sur demande expresse et préalable d’un membre de l’association, à bulletin secret.

Tout membre de l’association qui ne peut assister personnellement à une assemblée peut s’y faire représenter par un autre membre, à charge pour lui d’établir un pouvoir par écrit avec mention manuscrite de son identité, de celle du mandataire qu’il a choisi, de la date d’émission du pouvoir, de la date de l’AG et de sa signature. Tout pouvoir en blanc est prohibé. Ce document doit être remis au président avant le début de l’AG.

Il est rédigé un procès-verbal de l’assemblée, signé par le président et le secrétaire général.

 

 

Article 3 – Conseil d’administration (CA)

 

3.1. Désignation et remplacement des membres du CA

Les membres du CA sont désignés par l’assemblée générale ordinaire.

Ils sont au nombre minimal de six (6), pour autant bien entendu que des candidatures en nombre suffisant soient présentées.

Pour être éligible, il faut (cumulativement) :

  • être membre de l’association (soit notamment être à jour de sa cotisation),

  • disposer d’une ancienneté de 2 années pleines au moins en qualité de membre (cette condition s’ajoutant dès lors que l’association aura été créée depuis au moins 2 ans)

  • et avoir fait acte de candidature auprès du président une semaine au moins avant le scrutin.

Le mandat est de 3 ans, renouvelable deux fois. Une période de carence d’un an doit être respectée après 3 mandats consécutifs.

Dans un souci de continuité de l’organe, le renouvellement des membres du CA s’opère annuellement par tiers.

En cas de carence d’un poste d’administrateur, il est pourvu au remplacement jusqu’à la prochaine assemblée générale, par cooptation et à la majorité des administrateurs présents ou représentés.

Tout membre du conseil d’administration qui, sans excuse valable, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, sera considéré comme démissionnaire.

 

3.2. Rôle du CA 

Les compétences du CA s’étendent à toutes les décisions pour lesquelles la compétence n’a pas été expressément attribuée à l’assemblée générale.

En particulier, le CA :

  • Décide de l’éventuel transfert du siège de l’association

  • Etablit et modifie le règlement intérieur

  • Gère et contrôle le patrimoine de l’association

  • Coordonne et oriente les actions de caractère national et international

  • Statue sur les admissions des adhérents suivant les conditions de l’article 4 du présent règlement intérieur

  • Prononce la radiation d’un membre selon les modalités de l’article 1.1.4.

  • Fixe les tarifs des ressources de l’association, notamment les cotisations et tarifs d’entrée aux évènements

En cas d’urgence, le CA peut également adopter toute décision relevant de la compétence de l’AG et sous réserve de la convocation de l’AG dans le mois suivant pour ratification de ses décisions.

Le conseil d’administration peut déléguer tel ou tel de ses pouvoirs, pour une durée déterminée, à un ou plusieurs de ses membres.

Des commissions de travail peuvent être constituées par décision du conseil d’administration, ce dernier définissant alors leurs missions et pouvoirs dans la limite de ceux qu’il détient.

 

3.3. Convocation et vote du CA

Le conseil d’administration se réunit au moins une fois tous les 6 mois, sur convocation du président ou à la demande d’au moins la moitié de ses membres.

Les convocations sont valablement réalisées par voie électronique ou tout support papier, adressées 15 jours au moins avant la date retenue ; en cas d’urgence, ce délai est ramené à 2 jours.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des présents ou représentés ; en cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

Tout membre du CA qui ne peut assister personnellement à une assemblée peut s’y faire représenter par un autre membre du CA, à charge pour lui d’établir un pouvoir par écrit avec mention manuscrite de son identité, de celle du mandataire qu’il a choisi, de la date d’émission du pouvoir, de la date de la réunion et de sa signature. Tout pouvoir en blanc est prohibé. Ce document doit être remis au président avant le début de la réunion.

 

Article 4 – Le bureau

 

4.1. Désignation et remplacement des membres du bureau

Les membres du bureau sont désignés par le CA.

Ils sont au nombre minimal de trois (3) :

  • Le président

  • Le secrétaire général

  • Le trésorier général.

Le conseil d’administration peut également élire un vice-président, un secrétaire adjoint et/ou un trésorier adjoint s’il existe des candidatures à ces postes.

Seuls sont éligibles à ces fonctions les membres du CA.

Le vote est réalisé à la majorité des administrateurs présents ou représentés et à mains levée ou, par exception et sur demande expresse et préalable d’un administrateur, à bulletin secret.

Le mandat est de 3 ans, renouvelable deux fois, sous réserve de la conservation de la qualité d’administrateur. Une période de carence d’un an doit être respectée après 3 mandats consécutifs.

 

4.2. Rôle du bureau

Le bureau est l’organe exécutif de l’association.

Les membres du bureau peuvent déléguer tel ou tel de leurs pouvoirs, pour une durée déterminée, à un ou plusieurs administrateurs.

 

4.2.1. Le président (et le vice-président)

Le président : 

  • doit justifier de l’habilitation à diriger l’association selon les modalités légales

  • est le garant du respect des statuts

  • préside les réunions (AG, CA, Bureau)

  • est le premier représentant de l’association. Dans ce cadre, il travaille principalement à la communication externe envers les institutions, l’organisation de manifestations, toutes représentations de l’association et des intérêts de cette dernière.

  • est le seul à disposer de la signature sur les comptes bancaires et à pouvoir effectuer les paiements

Le vice-président est le délégataire prioritaire du président.

 

4.2.2. Le secrétaire général

Le secrétaire général :

  • est chargé de la tenue des différents registres de l’association

  • gère les nouvelles demandes d’adhésion

  • envoie les convocations aux diverses assemblées

  • rédige les procès-verbaux (P.V.)

  • organise la réception et les réponses aux courriers (papier et électronique).

Et se charge plus généralement de l’organisation et de la coordination des actions de l’association.

Le secrétaire adjoint est le délégataire prioritaire du secrétaire général.

 

4.2.3. Le trésorier général

Le trésorier général :

  • tient les comptes de l’association

  • rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels à l’approbation de l’AG

  • ne dispose pas de la signature sur les comptes bancaires. Il n’effectue pas les paiements

  • pointe la mise à jour des cotisations et des droits d’entrée

  • s’assure de la réception des sommes au titre de l’activité de l’association 

  • opère la gestion des remboursements des frais des adhérents dans le cadre de l’activité associative

  • assiste le secrétaire général dans ses fonctions

Et se charge plus généralement de la gestion financière de l’association.

Le trésorier adjoint est le délégataire prioritaire du trésorier général.

 

 

Article 5 - Modalités de financement des activités de l’association

 

6.1. Cotisations annuelles

À compter du 1er janvier 2019, la cotisation des membres actifs est fixée à 40 € et celle des membres actifs intervenants à 40 € de plus, soit 80 €.

Les membres d’honneur, membres bienfaiteurs et membres du CA sont dispensés de cotisation.

 

6.2. Tarifs d’entrée aux évènements

Les événements organisés par l’association sont ouverts au public.

À l’initiative et sous la responsabilité des administrateurs, l’association se réserve toutefois de refuser l’entrée à une manifestation à qui bon lui semble et sans avoir à motiver sa décision.

Les tarifs d’entrée aux évènements sont fixés selon le détail du tableau ci-dessous, distinguant un tarif public et un tarif préférentiel pour les membres de l’association.

 

Les tarifs d’entrée et de participation aux évènements non spécifiés dans le tableau ci-dessus (notamment les formations et conférences) seront arrêtés au cas par cas à l’initiative du CA.

Les membres du CA et membres d’honneur bénéficient de la gratuité des évènements, à l’exclusion des formations pour lesquelles ils disposent du tarif préférentiel comme tous les membres de l’association.

 

6.3. Dons et subventions

L’association est susceptible de recevoir des dons, sans condition de montant.

Elle se réserve également de solliciter des subventions.

 

 

Article 6 – dépenses de l’association

 

6.1. Impératif d’une saine gestion

Les membres du CA et du bureau doivent prendre un soin tout particulier à préserver l’équilibre financier de l’association, ce qui induit de ne pas engager de dépense non budgétée et/ou excédant les disponibilités financières de l’association.

Seules sont admises les dépenses en lien direct ou indirect avec l’objet de l’association.

 

6.2. Charges acquittées

L’association doit honorer par priorité ses dépenses de fonctionnement structurel (ex : assurance, adhésion à la maison des associations, etc).

Elle s’acquitte en outre, et dans la mesure de ses moyens financiers, des dépenses occasionnées par les manifestations et activités de l’association (ex : location de salles, achat ou location de matériel, etc).

 

6.3. Défraiement, remboursement et rémunération

L’association se réserve la possibilité, notamment lorsque tel se révèle nécessaire au regard des actions menées, de défrayer ou rémunérer des membres et intervenants.

Les défraiements seront opérés sur présentation de facture ou de manière forfaitaire.

Ces dépenses devront impérativement être validées par le conseil d’administration, tant en leur principe qu’en leur montant, puis par l’assemblée générale au travers du vote sur les comptes ou le budget annuels.

Les bénéficiaires des règlements feront le nécessaire pour être en règle avec les exigences fiscales.

 

 

Article 7 – Modification du règlement intérieur  

L’établissement et la modification éventuelle du règlement intérieur relève de la compétence du conseil d’administration, statuant à la majorité de ses membres présents ou représentés.

 

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